Om end virksomhedshistorie ofte kommer i spil i forbindelse med jubilæer eller andre signifikante begivenheder, kan det være et værdifuldt og alsidigt redskab, der kan anvendes til mange forskellige forretningsunderstøttende aktiviteter, herunder PR, kommunikation, branding, rekruttering, onboarding og værdibaseret ledelse.

Ønsker man at benytte sin historie på troværdig og effektiv vis, er det dog nødvendigt, at man som virksomhed sørger for at indsamle og bevare historisk relevante records, da disse både udgør det inspirations- og kildemæssige fundament for ens arbejde med historien.

Records med stor historisk værdi som bestyrelsesmateriale, ledelseskorrespondance, præsentationer, kontrakter, årsrapporter, regnskaber, reklamer og patenter eksisterer i højere og højere grad udelukkende digitalt. Dertil kommer det væld af øvrige digitale records, der blandt andet skabes som en del af virksomheders forretningsstyring og produktionsprocesser samt i forbindelse med dens interne og eksterne kommunikation. Kort sagt er det i høj grad fra de digitale records, at virksomheders nyere og nutidige historie og udvikling kan kortlægges og formidles.

Men både den teknologiske og forretningsmæssige udvikling går stærkt i de fleste virksomheder, og uden en proaktiv indsamlingsstrategi risikerer man, at digitale records, der besidder historisk værdi, slettes eller forsvinder.

Nedenfor har vi opstillet nogle af de scenarier som vi i Scandinavian Information Audit har erfaret kan være skyld i, at virksomheders digitale records går tabt. Efterfølgende kommer vi med nogle bud på, hvordan man som records manager, arkivar eller historiker, kan sikre, at ens virksomhed får indsamlet de rette digitale records i tide.

Oprydning

Mængden af digitale records som en moderne virksomhed producerer kan være stor. Derfor giver det også god mening, at virksomheder vælger at føre oprydningskampagner, hvor alle opfordres til at rydde op på deres personlige drev og i deres e-mail konti. Ideen er god og nødvendig, men er også skyld i, at records med potentiel historisk værdi slettes. Oprydningsprocesser kan også blive igangsat helt automatisk, eksempelvis når en ansat stopper.

Migrering

Som nævnt indledningsvist, går det teknologiske udvikling hurtig, og digitale records flyttes og vandrer jævnligt fra system til system via migreringsprocesser. I disse processer er der dog en risiko for, at records og tilhørende metadata bliver slettet eller går tabt undervejs, enten på baggrund af bevidste valg, uopmærksomhed, fejl eller manglende kvalitetssikring. Migrering forekommer ofte i forbindelse med udskiftning af systemer og platforme (typisk håndteret af IT). Ansvaret for at flytte digitale records kan dog også uddelegeres til brugere, eksempelvis ved udskiftning af fællesdrev eller computere.

Retention

Mange virksomheder styrer deres digitale records ud fra overordnede retentionplaner, der opsætter klare regler for, hvor længe records skal bevares, og hvornår de af enten juridiske eller forretningsmæssige årsager kan slettes. Globale politikker for retention kan også gøre sig gældende på platforme som SharePoint, hvor filer, såfremt, de ikke har fået et fornødent retention label, automatisk kan blive slettet, hvis de ikke er blevet benyttet efter en hvis tid.

Skygge-IT

Begrebet skygge-IT dækker over systemer, services og hardware, eksempelvis private USB-nøgler eller cloud-baserede drev, der ligger uden for virksomhedens autoriserede IT-løsninger. Udover de sikkerhedsmæssige og juridiske problematikker som dette kan medføre, er et resultatet også, at potentielt værdifulde historiske records ikke arkiveres i virksomhedens egne systemer, og derfor kan forsvinde med den enkelte person, der ligger inde med materialet. Utilsigtet brug af et IT-system, såsom anvendelse af Outlook til arkivering af records, er et beslægtet problem.

Organisationsændringer

Virksomheders organisatoriske ændringer kan også føre til tab af digitale records. Ved organisationsændringer kan records miste deres organisatoriske forankring og dermed havne i ”limbo” uden ejerskab. Fusioner, opkøb, frasalg eller forretningsmæssige skift kan tillige medføre, at records bliver overflødige eller opfattes som out-of-scope i forhold til virksomhedens nye fokusområder.

Ledelses- og medarbejderforståelse

Et manglende fokus på historien er også en årsag til, at en virksomheds historisk relevante digitale records forsvinder eller slettes. I ledelsen kan der være uklarhed over, hvorfor det overhovedet er vigtigt eller relevant at indsamle historiske records – og selvom den gode vilje er til stede, kan der være en utilstrækkelig forståelse for opgavens omfang og de ressourcemæssige krav. For mange medarbejdere vil området ikke være noget de vil være bevidste om i deres daglige arbejde, ligesom, det også typisk vil være vanskeligt for dem at vurdere og afklare, hvilke records, der kan have historisk værdi.

Men, hvad kan man så gøre, hvis man vil forsøge at få indsamle de digitale records inden, det er for sent?

Selvom, de ovennævnte scenarier naturligvis er unikke og kan være betinget af vidt forskellige omstændigheder, er der alligevel nogle overordnede pejlemærker som man kan navigere efter:

• Først og fremmest, er det en forudsætning, at man har ledelsesmæssig opbakning til at indsamle og arbejde med virksomhedshistorien. En digital indsamlingsproces kræver både tid og ressourcer, og dertil kommer de efterfølgende arbejdsopgaver med at få materialet organiseret, bevaret, registreret og arkiveret. Har man ledelsen i ryggen er man også langt bedre stillet, når man skal få kolleger til at prioritere arbejdet med at få overleveret relevante records. Ønsker man at kommunikere vigtigheden og fordelene ved at arbejde med virksomhedshistorie til ens ledelse, kan man med fordel få udarbejdet en konkret business case eller få foretaget en audit, da disse vil kunne anvendes som beslutningsgrundlag for den videre proces.

• Det er en god ide at få skrevet en klar og entydig politik, strategi og procedure for indsamlingen, bevaringen og anvendelsen af historiske digitale records, hvor man opstiller rammerne for, hvilke records, der skal indsamles og hvordan processen skal foregå. Her kan man tillige identificere konkrete records (eksempelvis referater fra bestyrelsesmøder), der bør blive indsamlet, og man kan ligeledes opstille kriterier, som kan hjælpe med at afklare, hvorvidt en given record er bevaringsværdig.

• I forbindelse med selve indsamlingsarbejdet er det vigtigt, at man er opsøgende i sin tilgang. Det kan være vanskeligt at finde frem til (eller få overblik over) alle digitale records i sin virksomhed på egen hånd, og man må derfor skabe kontakt til kolleger, som kan hjælpe med enten at overlevere eller identificere records, samt give adgang til relevante systemer. Gode kontakter vil også kunne varsle om forestående ændringer, hvad enten teknologisk eller organisatorisk, hvor digitale records vil kunne forsvinde.  

• Selvom, man får hjælp, er det dog stadig vigtigt, at man har – eller får opbygget – en skarp forretningsforståelse. Jo større indsigt man har i virksomhedens forretningsmæssige kerneområder, produkter, udvikling, organisatoriske opbygning, medarbejderkultur samt øvrige interne og eksterne faktorer (såsom branchespecifikke krav eller lovgivning), desto bedre kan man vurdere, hvilke digitale records, der skal prioriteres, hvor de befinder sig, og hvordan de kan indsamles. Har man fingeren på pulsen, vil man også være i stand at håndtere nogle af de føromtalte scenarier, der er skyld i at records går tabt, i opløbet, eller måske endda bruge dem som løftestang til indsamlingsarbejdet – en oprydningskampagne kan eksempelvis også være en god lejlighed til at få  identificeret historiske records.

• Det er også vigtigt, at man forsøger at skabe en bevidsthed i virksomheden om, at digitale records rent faktisk kan være interessante at bevare af historiske årsager. Interne og eksterne formidlingstiltag er oplagte muligheder for at vise både ledelse og ansatte, at de digitale records (samt virksomhedshistorie generelt) kan være en spændende og værdifuld ressource. På længere sigt, kan man også stile efter, at den øgede bevidsthed skal føre til, at virksomhedens medarbejdere er i stand til at identificere historisk interessante digitale records og selv tager initiativ til at aflevere dem.

• Indsamlingsarbejdet er en kontinuerlig proces, og derfor er det også værdifuldt at få etableret faste afleveringsaftaler, der kan gøre processen mere automatiseret. Et andet oplagt mål er at få gjort historisk værdi til et klassificeringsparameter i retentionplaner for records. Begge punkter kan være til at sikre, at bevaringen af historiske digitale records forankres i virksomhedens overordnede livscyklusstyring af records.

Indsamling af digitale records er en udfordrende proces med mange særlige problemstillinger. Handler man ikke i tide, risikerer man, at ens virksomheds moderne historie ikke bliver dokumenteret eller kan anvendes på troværdig vis. Det er dog en proces, der værd at igangsætte, og hvor man ved hjælp af den rette planlægning og tilgang, kan komme langt.