Scandinavian
Information
Audit

Records Management

Hvad er records management?

Records management er håndtering, kontrol og sikring af forretningskritisk information. 

Valid viden og dokumentation er en nøgleværdi i alle virksomheder og organisationer. Records management er måden, hvorpå den forretningskritiske information forankres og sikres i et livscyklus perspektiv.

Vi er eksperter i alle facetter af records management, fra udarbejdelse af strategier og politikker til konkrete analyser og auditering samt operationelle løsninger.

Records management drivers

I modellen nedenfor forsøger vi at vise, hvad god records management understøtter. Vi kalder modellen Records Management Business Drivers. 

Modellen er på sin vis ganske simpel, men er alligevel udviklet over flere år og tilpasses løbende, når vi får nye erfaringer. I starten var der kun de to første søjler Juridiske krav og Forretningsbehov. En kerneaktivitet i records management er at balancere juridiske krav og forretningsbehov, eksempelvis i fastsættelse af retention (opbevaringsperioder).

I forbindelse med konsulentopgaver og audits har vi erfaret, at der er endnu en vigtig driver for records management og det er understøttelse af det gode omdømme og de etiske forhold. Vi har valgt at kalde det Troværdighed.

Virksomheder og organisationer har forskellige drivers afhængigt af deres ejerskab og aktuelle situation. Effektivitet er altid en driver i alle records management projekter og persondatahåndtering er en ny generel driver, der er kommet til efter GDPR.

Strategier og politikker

  • Strategi og governance til records management, virksomhedshistorie og arkivering

  • Udvikling af records retention planer og kassationspolitikker

  • Afklaring af interne og eksterne krav til records management

    • Standarder

    Implementering og rådgiving i forbindelse med ISO 30300-serien, records management, document management, information management, document control og arkivstandarder

    Analyser

  • Analyse af forretningsprocesser til registrering og dokumentation

  • Records management risikoanalyser, katastrofe og beredskabsplaner

    • Audit

    Auditering af records management, information og dokumentation, herunder IT-systemer, processer, leverandører, arkiver m.m.

    Persondata / GDPR

  • Oprydning af records og persondata

  • Praktisk håndtering og kontrol af personoplysninger

    • Records management for fonde og holdingselskaber

  • Afklaring af de særegne behov for records management

  • Perspektiver på kontinuitet, aktivering og formidling af historien og de historiske arkiver

    • Document Control

    Besøg vores datterselskab Scandinavian Document Control for information.

    Arkivering og arkivdrift

    Læs mere her.

    GXP

    GXP krav til dokumentation, arkivering og records management

    Clean-up & data sanity

    Organisering af oprydningsopgaver i IT-systemer, foldere og arkiver, evt. i samarbejde med partner med teknisk understøttelse

    Migrering

    Rådgivning i forbindelse med kritiske migreringsopgaver med processer for planlægning, test og kvalitetssikring, evt. i samarbejde med partner med teknisk understøttelse

    Du skal være velkommen til at kontakte os med andre opgaver indenfor records-/document management og arkivering – hvis vi ikke ser os i stand til at bidrage til en god løsning, kan vi muligvis henvise dig til andre, der kan hjælpe.