Virksomhedshistorie kan være et værdifuldt og alsidigt redskab, der kan bruges til mange forskellige forretningsunderstøttende aktiviteter – lige fra PR, kommunikation og branding til rekruttering og on-boarding.

Ønsker man at benytte sin virksomhedshistorie på bedst mulig vis, er det god ide at etablere et virksomhedshistorisk arkiv. Foruden, at man får skabt overblik over sit historiske materiale og gør det lettere at fremfinde, kan arkivet desuden være med til at sætte rammerne for de visioner og mål man måtte have for sin virksomhedshistorie.

Men, hvad skal der så til for at oprette og drifte et værdiskabende og effektivt virksomhedshistorisk arkiv? Nedenfor har vi opstillet nogle centrale punkter.

Afklaring af visioner og mål

Det er hensigtsmæssigt at gøre sig nogle overordnede tanker om arkivet og dets forhold, herunder, hvilke processer det skal understøtte, hvilket materiale det skal indeholde (f.eks. genstande, papirarkivalier, fotografier) og hvem der skal have adgang. Hermed sikrer man, at de beslutninger man træffer om arkivet sker på basis af samme overordnede fundament og referenceramme.

Sikker opbevaring

Virksomhedshistorisk materiale henvises ofte til usikre lofts- og kælderrum. I bedste fald mister man overblikket over, hvor materialet befinder sig, i værste tilfælde fald risikerer man, at materialet nedbrydes eller smides ud ved en fejl. Derfor er det vigtigt, at ens materiale pakkes forsvarligt og samles i lokaler, som har ordentlige klima- og sikringsforhold samt de rette foranstaltninger i tilfælde af brand eller oversvømmelse.

Udarbejdelse af procedurer og politikker

Procedurer kan benyttes til at opstille entydige arbejdsgange, som kan specificere alt fra hvilke typer af arkivæsker, der skal benyttes i arkivet, til hvordan det historiske materiale skal registreres. Hermed er det muligt at undgå det virvar af systematiker, som ofte opstår, når forskellige mennesker arbejder i det samme arkiv på forskellige tidspunkter. Politikker kan sørge for, at arkivets formål og sigte bliver klargjort og afgrænset – en indsamlingspolitik kan eksempelvis forhindre, at arkivet vokser sig for stort eller fyldes med irrelevant materiale.

Registrering

Det tager tid at registrere ens historiske materiale, men det er en god investering. En basal, brugbar registrering fortæller noget om materialet (emner, nøgleord, personer og datoer), men indeholder også oplysninger om, hvor det kan findes. Man skaber således ikke blot overblik over ens materiale, men gør det tillige søgbart og hurtigere at fremfinde. Desuden modvirker registrering også skabelsen af personafhængig, hvor det kun er enkelte medarbejdere, som ender med at have overblik over arkivet.

Benyttelse af egnede IT-systemer

Uanset størrelsen og sigtet af ens virksomhedshistoriske arkiv, er det altid en fordel at anvende et specialiseret IT-system til arkivstyring og registrering. Det kan være fristende at benytte Excel ark og Word dokumenter, når man først går i gang med at organisere sit arkiv – det er jo billigt og så kan man altid overveje, hvad man gør på et senere tidspunkt. Men selv for mindre arkiver kan datamængden hurtig vokse sig stor, uoverskuelig og uhåndterbar, og oparbejder man først en ”rodebunke” af data, er det ofte en stor opgave at få bragt den i orden eller migreret.