Arkivflytninger
Mere end blot fra A til B
Mange virksomheder og organisationer har fysiske arkiver, der ikke lader sig digitalisere af forskellige årsager. Business casen kan være negativ for digitalisering – sagt med andre ord, vil det være for dyrt. Der kan også være behov for at bevare de originale records med baggrund i regulatoriske eller lovgivningsmæssige krav. I flere lande er der for eksempel krav om, at visse records skal bevares i papirform og det kan have betydning for globale virksomheder. Det er således et faktum, at fysiske arkiver findes nu og også fremover, og indimellem vil de skulle flyttes.
Hvis man ikke selv arbejder med arkiver tænker man måske, at det med at flytte et arkiv er som enhver anden flytteopgave. Nuvel, arkiver kan potentielt bestå af mange arkivæsker og genstande, og der er måske en del ekstra arbejde forbundet med at skulle opsætte og nedtage reolsystemer og lignende. Men i bund og grund handler det vel blot om at flytte ting fra A til B.
Eller hvad?
Sandheden er, at arkivflytninger ofte er komplekse processer, der både kræver grundig forberedelse og efterarbejde. Undlader man at gennemtænke hele flytteprocessen eller gøre arbejdet færdigt, risikerer man at havne i situationer, hvor arkivet ikke vil kunne bruges, og hvor en mulig genetablering kan blive meget ressource- og tidskrævende.
Hvor skal arkivet flyttes hen?
Ideelt set har den arkivansvarlige selv været med til at udvælge og godkende de faciliteter som arkivet skal flyttes til, optimalt set baseret på en kravspecifikation, der tager stilling til lokation, faciliteter og sikkerhed. Man kan dog også sagtens risikere, at det er kolleger uden forudgående viden om arkiver, som har haft ansvaret for udvælgelsen. Det værst tænkelige scenarie, er selvfølgelig, at arkivet henvises til faciliteter, der viser sig at være fysisk mindre eller har lavere kvalitet eller sikkerhed end hidtidige faciliteter.
Derfor er det vigtigt, at man som udgangspunkt altid har overblik over størrelsen af arkivet, herunder antal hyldemeter, så man hurtigt er i stand til at afklare, hvorvidt potentielle faciliteter vil være i stand til at rumme (og konstruktionsmæssigt bære) arkivet i dets helhed. I denne forbindelse er det også nødvendigt at udregne estimater for tilvækst. Har man fået udarbejdet og godkendt klart og entydigt governance for arkivet, der opstiller krav for arkivet og dokumenterer arbejdsprocesser, vil man ligeledes stå stærkere, hvis man har behov for at opponere.
Selvom, de nye faciliteter måtte leve op til ens overordnede krav, er der stadig overvejelser, der er nyttige at få gennemtænkt inden selve flytteprocessen igangsætte:
- Skal der opsættes et nyt reolsystem eller skal det gamle genbruges?
- Hvordan udnyttes pladsen bedst muligt i de nye faciliteter?
- Er der særlige omstændigheder, der betinger de logistiske processer for flytningen?
- Hvilke sikkerhedsmæssige krav skal efterleves under flytningen?
- Skal det være muligt at kunne lokalisere og tilgå arkivets materiale under hele flytteprocessen?
Overser man nødvendige skridt eller undlader at bruge tid på at identificere mulige uforudsete hændelser på forhånd, kan man let havne i situationer, der kan hæmme eller helt standse flytteprocessen.
Flytteprocessens mange opgaver
Som nævnt handler en arkivflytning om mere end blot transport fra A til B. Uanset om flytteprocessen foretages i ét hug eller skridtvis, er der mange opgaver, der skal udføres før, at flytningen kan siges at være gennemført.
For blot at nævne nogle få eksempler:
- Udarbejdelse af risikoanalyse for den konkrete flytning.
- Arkivets indhold skal forberedes og nedpakkes til transport – både for at beskytte materialet rent fysisk, men i visse tilfælde også for at kunne garantere materialets integritet og sikre muligt fortroligt indhold.
- Reolsystemer og andre former for opbevaring i det nye arkiv skal opbygges, kortlægges (eventuelt i databaser) og afmærkes.
- Pladsregistreringer skal ændres i relevante databaser og platforme.
- Eventuelle fysiske pladsregistreringer på arkivæsker og mapper skal ændres.
- Procedure, politikker, kontaktlister, risikoanalyser og beredskabsplaner skal tilrettes eller måske omskrives.
Der er selv sagt mange opgaver forbundet med en arkivflytning, men man skal alligevel ikke underkende, at det fysiske flyttearbejde også spiller en afgørende rolle for at processen udføres sikkert og effektivt.
Det er derfor en god ide at trække på viden fra ens kolleger eller de flyttefolk, der måske er hyret ind til opgaven, for at få afklaret praktiske og logistiske problematikker. Det er samtidigt vigtigt, at man får specificeret særlige hensyn og krav, der kan være forbundet med at håndteringen og transporten af arkivet og dets materiale.
Vær på forkant
Det er ikke usandsynligt, at man på et tidspunkt får behov for at flytte et arkiv. Måske har man efter langvarige forhandlinger endelig fået lov til at rykke arkivet ud af kælderen og ind i nye og moderne faciliteter. Modsat kan beskeden om flytningen komme som et lyn fra en klar himmel med forventninger om, at flytteprocessen både skal gå stærkt og være billig.
Uanset om det er under glædelige eller presserende omstændigheder, at flytningen igangsættes, er der visse tiltag man kan gøre på forhånd for at sikre, at et arkiv er optimeret til en mulig flytning:
- Gennemarbejdet og gældende governance for arkivet, herunder procedure, politikker, strategier og beredskabsplaner.
- Kravspecifikation for nye faciliteter.
- Fokus på at eliminere mulige backlogs af arkivmateriale.
- Sikkerhedsmæssig klassificering af arkivets materiale.
- Implementering af stregkodesystem til pladsregistrering.
- Statistik og overblik over størrelsen af ens arkiv med estimater for årlig tilvækst.
- Tydeliggørelse og konkretisering af de problematikker, der er forbundet med arkivflytninger overfor ledelse og beslutningstagere.
Det er værd at huske på, at lige meget, hvor godt man end forbereder sig, vil der stadig være meget at se til under en arkivflytning og man kan let miste overblikket eller ende op i utilsigtede situationer. Derfor er det vigtigt, at man sørger for at planlægge og eksekvere flytningen på en måde, der prioriterer og tager hensyn til flytteprocessen i sin helhed.