Det gode arkivlokale

Indledning

Uanset om man allerede drifter et arkiv, skal til at oprette et arkiv eller måske skal flytte et arkiv til nye lokaler, er det vigtigt at være bevidst om de fysiske rammer for arkivet. Men hvad kendetegner egentlig et godt arkivlokale? 

Nedenfor har vi opstillet en række generelle pejlemærker som man med fordel kan have i tankerne, hvis man ønsker at vurdere om de nuværende faciliteter er gode nok, men som man også kan henholde sig til, såfremt, man skal udarbejde en kravspecifikation for nye arkivlokaler.  

Punkterne er opsat med afsæt i relevante standarder, herunder ISO 11799:2015 – Document storage requirements for archive and library materials og BS 5454:2012 – Guide for the storage and exhibition of archival materials.  

Kort om kravspecifikationer

Som hentydet til i indledningen, kan en kravspecifikation spille en vigtig rolle for at sikre at et arkiv får gode fysiske rammer. I en kravspecifikation identificerer og opstiller man konkrete krav for arkivlokalets lokalitet, størrelse, konstruktionsmæssige bæreevne, sikkerhedsniveauer, klimaforhold, opbevaring og reolsystemer, arbejdsredskaber, og meget andet. 

Kravspecifikationer udarbejdes på baggrund af overvejelser om arkivets overordnede kontekst og formål, herunder juridiske og regulatoriske krav, retentionperioder (er det kun kort tid, at materialet skal gemmes eller er det principielt set for evigt?), lovgivning samt forretningsmæssige behov. Indeholder arkivet flere forskellige materiale typer (papir, fotos, film, genstande, datalagringsmedier, biologisk materiale) er en del af kravspecificeringen at afklare bedst mulige opbevaringsforhold i forhold til de konkrete materialer og eventuelt finde et kompromis. Ligeledes vil man ofte udarbejde og henholde sig risikoanalyser, hvorved væsentlige risici forbundet med arkivet bliver identificeret og via kravspecifikationen forsøges minimeret eller elimineret. 

Brugsscenarier (“use cases”), der trin-for-trin beskriver arkivets arbejdsgange og –processer, som man kender det fra  kravspecificeringer af IT-systemer, er også nyttige at udarbejde, da det kan give kravspecifikationens modtager – der ikke nødvendigvis har nogen forudgående indsigt i arkivarbejde – en forståelse for, hvorfor man stiller de krav som man gør.  

Pejlemærker for det gode arkivlokale

  • På eller over stueniveau  

Et desværre alt for velkendt scenarie, er at et arkiv ender med at blive placerer der, “hvor der nu lige er plads”, hvilket ofte er ensbetydende med, at det havner i kælderen. Det er dog af mange grunde en dårlig ide, hvoraf de primære er større risiko for oversvømmelser og ringe klimaforhold (for høj luftfugtighed), der eksempelvis kan øge risikoen for udbrud af skimmelsvamp.  

  • Fuldt ud dedikeret til den konkrete formål

Det gode arkivlokale anvendes udelukkende som arkivlokale, og bliver derfor hverken brugt til opbevaring af materiale, der ikke indgår i arkivet eller til opmagasinering af kontormøbler, flyttekasser eller lignende.  

  • Rummer arkivsamlinger i deres helhed

Har et arkivlokale ikke kapacitet nok til at kunne rumme en komplet mængde sammenhængende arkivmateriale, risikerer man, at materialet ender med at blive spredt ud på flere lokaliteter. Hermed risikerer man både at miste overblik, men også gøre arbejdsgange mere besværlige og ressourcekrævende.  

  • Gennemtænkte logistiske forhold

Det giver sig selv, at et godt arkivlokale er indrettet således, at det kan rumme mest muligt materiale. Dog skal man også huske på, at der ofte er behov for, at indretningen også skal være i stand til at understøtte sikre og effektive arbejdsgange for arkivets personale, herunder plads til håndtering, afsætning og bearbejdelse af arkivmateriale, benyttelse af rullevogne og stier, med mere. 

  • Stabilt og egnet klima

For at forhindre nedbrydelse af arkivmateriale, er det vigtigt, at arkivlokalets temperatur og luftfugtighed er reguleret og holdt på et acceptabelt niveau, ligesom, at afskærmning af sollys også anbefales. 

  • Sikret, overvåget og vedligeholdt 

Et godt arkivlokale skal kunne efterleve påkrævede sikkerhedsniveauer, sørge for adgangsbegrænsninger og logge færden af både interne og eksterne aktører i arkivet. Overvågning kan omfatte ting som røgalarmer, vanddetektorer, indbrudsalarmer, klimalogning og skadedyrsfælder. Løbende vedligehold er også vigtigt for at opretholde effektiv drift, herunder rengøring, der er med til at modvirke skadedyr, såsom insekter. 

  • Omfattet af og indtænkt i governance

Er et arkivlokale omfattet af godkendt governance, kan man sikre, at det driftes efter faste procedure og er indtænkt i overordnede politikker. Hermed skabes fundamentet for kontinuitet, der muliggør, at arkivlokalet i dets konkrete udformning, kan opretholdes i tilfælde af organisatoriske omstruktureringer eller udskiftning af personale. Governance, eksempelvis i form af beredskabsplaner, kan sikre arkivet i tilfælde af brand, oversvømmelse, indbrud, skadedyrsangreb eller andre krisesituationer.

Som nævnt indledningsvis, afhænger de krav man stiller til et arkivlokale af arkivets kontekst, formål og konkrete behov. Det som vil være et godt arkivlokale til nogle typer af arkiver, vil derfor måske ikke være egnet til andre. Men har man de ovenstående generelle pejlemærker in mente, er man dog godt på vej mod det gode arkivlokale.