Opkøb, fusioner og implementering i arkiverne


Overførsel af arkivmaterialer fra opkøbte eller fusionerede virksomheder

Ved opkøb og fusioner i virksomheder sker der ofte en stor udveksling af arkivmaterialer, både digitale og fysiske. Denne artikel vil fokusere på de fysiske. De bagved liggende aftaler indgås som regel i de juridiske afdelinger mellem køber og sælger og de fusionerende parter. Derfor er arkiverne ofte de sidste der bliver informeret om en fysisk forsendelse. Har man prøvet at modtage 60 flyttekasser i arkivet med fysiske papirdokumenter, uden forudgående aftale med afsender, ved man at der ligger en udfordrende og arbejdskrævende proces forude.

Mulige udfordringer 

 Når en arkivar modtager et fysisk arkiv i forbindelse med et opkøb eller en fusion, kan der opstå en række udfordringer. Det kan fx omfatte:

1. Manglende systematik og organisering

  • Arkivet kan være ustruktureret, hvilket gør det svært at identificere dokumenternes indhold, oprindelse og relevans.
  • Der kan mangle en arkivnøgle, registreringer eller metadata, hvilket gør det tidskrævende at skabe overblik.

2. Ufuldstændige eller beskadigede dokumenter

  • Materialerne kan være beskadigede og mangelfulde, hvilket kan påvirke deres værdi.
  • Dårlige opbevaringsforhold (f.eks. fugt, skadedyr eller slid) kan have forringet materialerne.

3. Rettigheds- og adgangsproblemer

  • Der kan være juridiske restriktioner eller GDPR-relaterede problemstillinger, især hvis arkivet indeholder personfølsomme oplysninger.
  • Uklare ejerskabsforhold kan gøre det vanskeligt at afgøre, hvem der har adgang til arkivet, og hvad der må bevares eller kasseres.

4. Medarbejderafhængighed og tab af viden

  • Tidligere ansatte, der har haft kendskab til arkivets struktur, kan være fratrådt eller er utilgængelige, hvilket gør det svært at rekonstruere sammenhænge.
  • Der kan mangle dokumentation om tidligere arkivpraksis og arkiveringspolitikker.

5. Fysiske plads- og opbevaringsudfordringer

  • Det eksisterende arkivrum hos den nye virksomhed kan være for småt eller uegnet til at opbevare de nye materialer forsvarligt.
  • Hvis der er tale om store arkiver, kan der være behov for at overføre materialet til eksterne arkiver, hvilket kræver en økonomisk vurdering.

6. Digitale integrationsudfordringer

  • Hvis den nye organisation primært arbejder digitalt, kan integrationen af fysiske dokumenter i et digitalt system være besværlig og ressourcekrævende.
  • Der kan være behov for digitalisering, hvilket kræver scanning, metadata-tilknytning og kvalitetssikring.

7. Vurdering af bevaringsværdighed

  • Appraisal er nødvendig for at afgøre, hvilke dokumenter der har langsigtet juridisk, administrativ eller historisk værdi.
  • Ikke-relevante eller forældede dokumenter kan kræve en kassations destruktionsproces, som skal håndteres i henhold til gældende lovgivning.

8. Integrering i det eksisterende arkiv

  • Nye dokumenter skal indpasses i eksisterende arkivstrukturer uden at forstyrre etablerede systemer og arbejdsgange.
  • Der kan opstå behov for at tilpasse eller ændre eksisterende arkivdataser og klassifikationssystemer.


Kort om den optimale proces

Efter gennemgangen af de mulige udfordringer, vil vi her se på den optimale proces.

Det optimale forud for en overførsel af fysisk materiale, er dialog mellem afsender og modtager, at man som modtager kommer med i processen så tidligt som muligt. Er man i dialog, kan man aftale eller måske stille krav om at materialet skal være registreret i en database eller som minimum i Excel, samt at der skal være adgang til lister over materialet. En registrering af materialet betyder også, at der måske kan være mulighed for at migrere fra den gamle database til arkivets egen database. Det afhænger af hvilke IT-systemer der er anvendt.

Appraisal af materialet foretages også ideelt hos den opkøbte virksomhed, i samarbejde mellem personale fra det gamle og det nye arkiv. Det vil også have betydning for materialets proveniens, at viden overdrages mellem parterne under gennemgangen.  Appraisal bør foretages med baggrund i records retentionplanen, hvor records, informationer og alle data bør være beskrevet med oplysninger om fx opbevaringsperiode, ejer og værdi (juridisk, historisk, forretningsmæssig m.m.).

I denne del af processen vil det også være ideelt at opdatere den eksisterende retentionplan, i forhold til de records man forventer at modtage. De kan omfatte nye processer, produkter eller være fra nye lande, der ikke er omfattet af den eksisterende retentionplan.

Det er også vigtigt at stille krav til selve nedpakningen. Hvis materialet står i orden i det gamle arkiv, skal det pakkes ned i samme orden og flyttekasserne skal nummereres, for at den korrekte opstilling kan genetableres i det nye arkiv.   

Desværre er ovenstående ikke altid tilfældet! Når en virksomhed bliver solgt eller fusioneret og materialet skal overgå til ny ejer, er der måske ikke hverken tid eller ressourcer tilbage til at tage sig af nedpakningen, og så kan det være man en dag bliver overrasket ved meddelelsen om at der er en stor sending flyttekasser på vej.


Modtagelse, appraisal og integrering step by step

Målet med det nye arkivmateriale er, at det skal indgå i den etablerede arkivsamling, men for at komme dertil, må man gennem forskellige steps.

Da man ikke kan gennemgå materiale, som er pakket ned i flyttekasser, vil første step være at få alt materialet pakket ud og sat på hylder. Afhængig af mængden må man tage stilling til om arkivets eget personale kan klare udpakningen eller om det er en opgave for flyttefolk.

  • Materialet kan vurderes når det står på hylder, er der noget der giver mening, hvordan hører det sammen, hvilke emner er repræsenteret?
  • Når der er skabt overblik, er det ofte nødvendigt at foretage flere omrokeringer, for at samle det materiale der emnemæssigt hører sammen, og som afspejler den virksomhed eller organisation man arbejder i. Det kan være regnskabsmateriale, rapporter, finans, SKAT, Legal, kontraktmateriale eller historisk dokumentation.
  • Den endelige appraisal af materialet kan nu foretages, og findes der arkivejere til materialet ude i forretningen/organisationen, vil det være hensigtsmæssigt at gennemgangen foretages af arkivejer og arkivpersonalet i fællesskab og med baggrund i den opdaterede retentionplan.
  • Der skal undervejs foretages en opmærkning i forhold til hvad der skal kasseres, hvad der skal bevares samt hvad retention skal være på det der skal bevares.
  • Efter endt appraisal skal materialet måske flyttes igen, for at komme til at stå der hvor det vil passe bedst ind i arkivsamlingen. Der kan også være materiale, som skal renses og pakkes i arkivæsker.
  • Krav til naming convention skal også opdateres, da der med det nye materiale kan være navne, begreber/begivenheder der skal tages stilling til, for at sikre ensartethed i registreringen fremover.
  • Tilslut skal materialet registreres med de nødvendige metadata og beskrivelser, herunder lokale, reol, og hyldeplacering.

Når de forskellige steps er gennemført og materialet til sidst er registreret, er det søgbart og brugbart, og det vil fremadrettet give værdi i den nye arkiv-sammenhæng.

Der henvises til relevante standarder fra ISO 30300 serien:

ISO 15489 Code of practice (2016)
ISO/TS 7538 Functional requirements for disposition of records (2024)
ISO 21946 Appraisal for managing records (2018)
ISO 13008 Digital records Conversion and migration (2022)
ISO/TR 13028 Implementation guidelines for digitization of records (2010)