Når AI møder arkivet: Den nye rolle for records managers
Rollen som records manager har gennemgået en markant transformation i takt med den digitale udvikling. Hvor man tidligere kunne indtage en mere passiv rolle og afvente, at materialer blev afleveret til fysisk eller digital arkivering, kræver jobbet i dag en langt mere proaktiv, strategisk og samarbejdsorienteret tilgang.
En moderne records manager er ikke blot en vogter af information, men en nøgleperson i organisationens samlede informationsforvaltning. Det betyder, at man skal kunne navigere i spændingsfeltet mellem forretning, IT, ledelse og informationssikkerhed. Evnen til at kommunikere og samarbejde med mange forskellige interessenter er derfor afgørende.
Det kræver stor indsigt i IT-systemer, digital arkitektur, informationssikkerhed og compliance – men det er ikke nok alene at forstå teknologien. En effektiv records manager skal også have en skarp forståelse for organisationens kontekst, behov og mål, så løsningerne bliver meningsfulde og brugbare i praksis.
Derudover er rollen i høj grad præget af formidling. En records manager fungerer ofte som underviser, vejleder og coach – både for kolleger, ledelse og samarbejdspartnere. Det handler om at kunne “sælge” budskabet om værdien af god records management og skabe forståelse for, hvorfor korrekt håndtering af informationer er en investering i fremtiden.
Det langsigtede perspektiv er centralt: Det vi skaber og gemmer i dag, skal kunne findes og forstås – ikke bare i morgen, men om fem, ti eller flere hundrede år. Derfor kræver jobbet både strategisk tænkning og blik for detaljen.
AI – trussel eller mulighed?
I takt med den hastige udvikling inden for kunstig intelligens (AI) rejser
der sig nye spørgsmål – og nye muligheder – for records management. AI kan for
eksempel bruges til at automatisere klassifikation af dokumenter, identificere
arkivpligtige informationer, forbedre søgbarheden i store datamængder og
understøtte overholdelse af lovgivning gennem intelligente systemer, der
overvåger og rådgiver i realtid.
Der er altså en klar og synlig snitflade mellem AI og records managers: AI
kan blive en værdifuld assistent, der tager sig af rutineopgaver og giver
records manageren tid og rum til det strategiske og menneskelige arbejde –
formidlingen, koordineringen, vejledningen. Men det kræver, at records managers
forstår teknologien, dens muligheder og begrænsninger, og ikke mindst, hvordan
AI kan integreres hensigtsmæssigt i virksomhedens processer.
Samtidig spiller records managers en
vigtig rolle i at kvalificere og validere AI-løsninger. AI er kun så god som de
data, den fodres med – og her kommer records managers ind med deres indsigt i
datakvalitet, metadata, kontekst og dokumentationskrav. De kan bidrage til at sikre, at AI bygger på valide, pålidelige og
korrekt klassificerede oplysninger, og at brugen af AI sker ansvarligt og i
overensstemmelse med gældende regler og politikker.
Skal vi så være bange for at blive overflødige? Svaret er nej – men vi skal
være nysgerrige og omstillingsparate. AI kan meget, men den forstår ikke
kontekst, kultur, etik eller langsigtet betydning på samme måde som mennesker
gør. Records managers, der formår at kombinere teknologisk indsigt med
menneskelig dømmekraft, bliver ikke erstattet – de bliver uundværlige.
Alt i alt er arbejdet som records manager i dag både spændende og
udfordrende. Det er en rolle, som kalder på en person med teknisk forståelse,
forretningsindsigt, formidlingsevner og en stærk sans for struktur, sammenhæng
og kvalitet. Når alle disse egenskaber forenes i den rette person, bliver
records management ikke blot en støttefunktion – men en afgørende faktor for
organisationens succes i en digital og AI-drevet verden.