Step by step i udtagningen af fysiske records:

Registreringsdatabaser er en stor hjælp i identificeringen af det materiale der skal udtages af arkivet, og første step handler om at fremsøge materialet. Det er i en sådan proces, at man virkelig værdsætter struktur i registreringen i form af naming convention og ensartethed i metadata!

Der kan være frasalg, hvor man ved at alt der står i et givent arkivlokale eller i specifikke reoler, skal med, men det skal alligevel søges frem i databasen. Materialet skal søges frem og konverteres til Excel, da man herved får nogle brugbare arbejdslister.

Når materialet er identificeret, anbefales det at opmærke det, for at få et visuelt indtryk af omfanget. Frasalgsmateriale kan afhængigt af projektet, tælle alt fra 10 arkivæsker til 2 hyldekilometer.

Alt er ikke sort og hvidt, og det er det heller ikke i fysiske arkiver. Ofte vil det materiale der skal tages fra være blandet med materiale der skal blive tilbage i forretningen. Det kan fx være Procurement kontrakter, hvor det kun er de kontrakter der hører til det område ny ejer har erhvervet sig, som skal med. Her kan nøglepersonerne fra forretningen komme ind i billedet, da de har det nødvendige forretningskendskab og kan hjælpe med at identificere de rigtige kontrakter.

• Når alt materialet er identificeret og godkendt af forretningen, kan det blive nødvendigt at flytte det hele eller dele af det, både for at samle det, så det er klart til at blive pakket ned, men også for at adskille det fra det øvrige materiale i arkivet.

• Husk at det materiale der er blevet flyttet, skal have opdateret hyldeplaceringen i registreringsdatabasen.

• Excellisterne, som er udarbejdet fra databasen på det identificerede materiale, skal nu i brug. For at sikre, at der er 100% match mellem de fysiske records og registreringerne, skal materialet gennemgås record for record. Brug evt. en farvekode til at markere det identificerede i Excel.

• Man kan notere i bemærkningsfeltet i registreringsdatabasen, for hver record, at materialet er overgået til ny ejer grundet frasalg. Det er ikke altid man er bekendt med hvem den nye ejer er pga. fortrolighed, men er man bekendt med ny ejer, kan navnet tilføjes.

• Excellisterne kommer til at fungere som bevis/kvittering på det der bliver overdraget til ny ejer. De skal godkendes af nøglepersonerne i forretningen og evt. af Legal.

• Når Closing day, dagen for overdragelsen nærmer sig, aftales nærmere med forretningen om flytning af materialet. Igen afhænger mængden af hvor kompleks flytningen bliver.

• En måned eller to efter materialet er afhentet (perioden giver ny ejer mulighed for at vende tilbage hvis der er materiale de alligevel ikke vil overtage), er det tid til at ændre status på registreringerne i databasen, jf. at voide dem. Det betyder at registreringen går fra at være søgbare til ikke at være søgbare for almindelige brugere. Men fordi registreringerne stadig findes i databasen, kan de søges frem, som bevis for det materiale man har haft.

En frasalgsproces i de fysiske arkiver opnår det bedste resultat når flere faktorer spiller optimalt sammen. Når det fysiske materiale er registreret og søgbart, og når arkivpersonalet arbejder sammen med kollegaer på tværs af forretningen. Hertil kan tilføjes gode og sikre processer der sikrer, at materialet overleveres til en ny livscyklus i en anden virksomhed.