Arkiver ved opkøb – skjulte værdier og risici

Hos Scandinavian Information Audit arbejder vi med en opgave, der ofte overses, men som i stigende grad får strategisk betydning: at overtage, vurdere og integrere arkiver fra opkøbte virksomheder.
Det lyder måske enkelt – men det er langt mere komplekst end at flytte en mappestruktur eller flytte nogle fysiske kasser fra A til B.

I moderne virksomheder udgør viden, dokumentation og historiske records en væsentlig del af virksomhedens immaterielle kapital. En virksomhed med mangelfulde arkiver, uklare rettigheder og ustrukturerede systemer kan være et langt mindre attraktivt opkøb, selvom produktporteføljen eller markedet er lovende. Omvendt kan velstruktureret dokumentation være en sikkerhed og løftestang i forhandlinger, og en nøgle til en effektiv post-merger integration.

En vigtig brik i due diligence

Når en virksomhed – offentlig eller privat – eller et forretningsområde bliver opkøbt, følger der ikke kun medarbejdere, patenter og produkter med. Der følger også store mængder af dokumentation, data, arkiver og viden, som kan have direkte betydning for både værdiansættelse, risikovurdering og fremtidig integration.

Vi medvirker derfor i stigende grad i due diligence-processer, hvor vi foretager en grundig vurdering af:

  • Hvordan arkiver og dokumentation er organiseret i virksomheden
  • Om IT-systemer, arkivdatabaser, arkivsikkerhed, metadata og datakvalitet er tilstrækkelige
  • Risici, styrker og svagheder i forhold til informationssikkerhed, GDPR og regulatorisk compliance
  • Om der eksisterer opdaterede politikker, procedurer og bevaringsplaner

Disse vurderinger afslører ofte væsentlige og konkrete risici, fx:

  • Industrien: Manglende eller ufuldstændig teknisk dokumentation om produkter, materialevalg eller CE-mærkning kan føre til problemer med ansvar, garanti og certificering – særligt ved eksport eller produktionsoverdragelse.
  • Life science og pharma: Ustrukturerede arkiver kan betyde, at man ikke kan dokumentere overholdelse af GxP-krav, hvilket kan føre til sanktioner eller tab af godkendelser. Manglende versionering, metadata og sporbarhed af dokumenter er her højrisiko.
  • Byggebranchen: Dokumentation fra tidligere projekter (as-built, kvalitetssikring, tilladelser) er ofte ikke samlet eller ikke sporbar – hvilket kan forsinke eller fordyre garantiforhold, retstvister og driftsoverdragelse.
  • Det offentlige: Opgaveoverdragelse – fx fra en kommune til en region – kan være kritisk, hvis der ikke er overblik over, hvilke sager, journaler og dokumenter der skal med. Det kan føre til brud på forvaltningsretlige forpligtelser, manglende aktindsigt og svækket borgerbetjening. Et eksempel er overdragelse af tandpleje, sundhedsopgaver eller sociale ydelser, hvor dokumentationen er mangelfuld, ligger i uforenelige systemer – eller ikke er omfattet af fælles retention-politikker.

Uanset branche gælder det, at dårlig arkivtilstand kan:

  • Forsinke integrationen
  • Føre til ekstra omkostninger
  • Svække tillid hos kunder, partnere, borgere eller myndigheder
  • Og i værste fald påvirke opkøbets værdi negativt
Vores metoder og faglige grundlag

Når vi foretager vurderinger og arbejder med integration af arkiver fra opkøbte virksomheder eller ved opgaveoverdragelser, baserer vi vores arbejde på internationale standarder og best practice.

Som faglig baseline benytter vi primært:

  • ISO 15489 – standarden for god records management og informationsstyring
  • ISO 30301 – ledelsessystemer for dokumentation, som understøtter organisatorisk compliance og kvalitet
  • ISO 16175 – principper for digital arkivering og systemunderstøttelse

Afhængigt af sektor og opgavetype inddrager vi desuden branchespecifikke krav og standarder, fx:

  • GxP-krav i life science
  • NIS2 og DORA i finans og kritisk infrastruktur
  • Offentlige bevaringsstandarder og arkivlovgivning
  • Bygge- og anlægsbranchens krav og best practices til dokumentation og kvalitetssikring

Vi anvender en kombination af records management, dokumentanalyse, auditering, system- og arkivgennemgang og risikovurdering og udarbejder altid en rapport med anbefalinger – både til integration og fremtidig styring.

Fra vurdering til integration
Vi bistår som faglige specialister i forbindelse med opkøb og due diligence og arbejder tæt sammen med juridiske rådgivere, IT-specialister og repræsentanter fra både den opkøbende og den opkøbte virksomhed. Vores rolle er ikke at have det overordnede ansvar for opgaven, men at levere vurderinger, analyser og anbefalinger inden for dokumentation, arkiver og informationsforvaltning. Vi bidrager gerne i hele processen – fra vurdering og overdragelse til integration. Målet er at sikre, at vigtig information ikke går tabt, og at den nye ejer får adgang til den nødvendige viden for at kunne agere sikkert og effektivt. Vil du vide mere om, hvordan vi arbejder med arkiver ved opkøb – eller har du et konkret projekt, der kalder på kompetencer til integration af opkøbte virksomheders arkiver, så kontakt os gerne.