Trend 1: Afvikling af backlogs – endelig et opgør med fortiden

Mange organisationer – offentlige og private – har gennem årene opsamlet både fysiske og digitale records fra egne afdelinger, opkøbte virksomheder og fratrådte medarbejdere. Resultatet er store backlogs i legacy-systemer, på harddiske, i gamle fællesdrev og i fysiske arkiver, lagerrum og sågar containere.

Alle ved, at de findes – men ingen tør helt slette noget. “Hvad nu hvis vi får brug for det?” GDPR satte backlogs på dagsordenen for 5–6 år siden, men de færreste er kommet helt i mål. Nu ser vi en ny bølge, hvor organisationer begynder at gennemgå og vurdere arkiver fra opkøbte selskaber, rydde op og få dokumenteret, hvad der faktisk skal bevares.

Det kræver både juridisk forståelse, records management-kompetencer og evnen til at navigere i organisationsdiagrammet, finde nye dataejere, klarlægge proveniens og fastsætte retention – samt tekniske kompetencer indenfor migrering. Gevinsten er til gengæld høj: højere grad af compliance, mindre risiko og ikke mindst – at man får adgang til guld gemt i gamle arkiver.

Trend 2: De fysiske arkiver vender tilbage

Selvom det digitale dominerer, ser vi nu en vis modreaktion – en genopståen af fysiske arkiver og analoge medier. Det skyldes ikke nostalgi, men stigende bekymring for digitale risici: hacking, formattab, softwareforældelse og dataforfald. Der er en voksende erkendelse af, at de mest kritiske informationer kan ende i de forkerte hænder – eller gå tabt for altid.

Vinyl, fotografiske tryk og papirdokumenter er igen blevet symboler på “langtidsoverlevelige” og autentiske medier. For mange organisationer er de records, der virkelig er kritiske, ofte bedst sikret i et fysisk arkiv, hvor adgang og sikkerhed kan kontrolleres manuelt. Flere organisationer kombinerer derfor deres digitale strategi med en strategi for fysisk arkivering – et hybridprincip, der sikrer robusthed og redundans og skaber tillid til, at den vigtige dokumentation faktisk består.

Trend 3: Metadata er nøglen

I en verden med eksplosivt stigende datamængder er metadata blevet fundamentet for alt. Uden metadata kan information ikke søges, genfindes, forstås, genbruges eller migreres. Derfor oplever vi øget fokus på udvikling af metadata-modeller og på, hvordan kunstig intelligens (AI) kan hjælpe med automatisk oprettelse og vedligeholdelse.

AI kan f.eks. tilføje beskrivelser, klassificere dokumenter, opdage dubletter og gøre data mere søgbare og konsistente – en udvikling, der allerede er ved at revolutionere records management.

Trend 4: Automatisering og AI – den nye norm

AI og automation er ikke længere eksperimenter, men forventninger.

Alle nye systemer til dokument- og records management udvikles med automatiserede funktioner til metadata management, klassifikation, retention, søgning og arkivering. Ingen organisationer investerer i nye løsninger uden at AI-understøttelse er en del af kravspecifikationen.

AI kan ikke erstatte records management-kompetencer – men den kan frigive tid fra rutineopgaver og give overblik, så records managers kan fokusere på strategi, governance og risikostyring. Derfor bliver vi ikke overflødige – tværtimod bliver menneskelig dømmekraft endnu vigtigere.

Trend 5: Records management og informationssikkerhed smelter sammen

Grænserne mellem records management (RM) og informationssikkerhed (IS) bliver stadig mere flydende. Med nye reguleringer som GDPR, NIS2 og DORA er det ikke længere muligt at behandle data governance og sikkerhed som to adskilte områder.

I mange organisationer ser vi, at RM og IS samles i fælles ledelsessystemer (ISO 30301 / 27001) governance-strukturer med delte politikker, klassifikationer og audit-processer. Det betyder, at dokumentstyring, compliance og cybersikkerhed i stigende grad ses som ét samlet system – med ét formål: at sikre tillid til data, både i dag og i fremtiden.

Trend 6: Data clean-up og grøn records management

Oprydning af data – ofte kaldet data clean-up eller håndtering af ROT (Redundant, Obsolete, Trivial data) – er blevet en strategisk prioritet. Denne trend hænger tæt sammen med Trend 1: Afvikling af backlogs.

Organisationer drukner i data, som ingen bruger, men som stadig koster penge, energi og skaber risiko. Clean-up-projekter er nu en del af grøn digital strategi, hvor man identificerer og klassificerer data, fastlægger, hvad der skal gemmes, arkiveres eller destrueres – og automatiserer sletningen. Det handler både om compliance, bæredygtighed og sund datakultur.

Trend 7: Frygten for det digitale mørke – og kampen mod formatforældelse

Bekymringen for det såkaldte “Digital Dark Age” vokser: risikoen for, at digitale filer og medier bliver ulæselige, fordi teknologien ændrer sig hurtigere end arkivernes bevaringsstrategier. Derfor øges fokus på at gemme i åbne, standardiserede og langtidsholdbare formater som PDF/A, XML og TIFF – og på at indarbejde planlagte migreringer som en del af records management-processen.

Arkivering handler i stigende grad ikke kun om bevaring – men om aktiv forvaltning af teknologiens livscyklus.