Den svære implementering af records management
Dette er den anden artikel i trilogien om ”undervognen” (læs første og tredje artikel her) i records management og omhandler den svære implementering. I denne artikel vil jeg prøve at identificere snubletrådene undervejs.
En af de største udfordringer indenfor records management er, at gøre implementering nem og smertefri. Hvorfor er det så svært at få andre til at gøre det de skal? Det lyder banalt og til at overkomme, men er det desværre sjældent. Det er et faktum, der har været erkendt i årtier og vi er stadig ikke nået i mål med at finde vejen til den nemme og hurtige implementering. Trods mere automatisering, AI og bedre IT-systemer og årelang fokus på træning, er implementering stadig svær. Sletning og clean-up af udgåede og irrelevante records og brug af de rigtige systemer er eksempler på opgaver, der er udfordrende at implementere, for ikke at tale om klassifikation. I statslige og kommunale organisationer er mangelfuld journalisering fortsat hyppigt forekommende.
Først og fremmest er det vigtigt at understrege, at mange virksomheder gør sig stor umage med records management og korrekt informationshåndtering. Der bruges mange ressourcer på at udarbejde politik, procedurer, processer, udvikling af IT-systemer og måske etablering af fysiske arkiver eller skanning. Nogle opretter nye stillinger og opgraderer organisationsdiagrammet med records management, document control eller business information funktioner. De bygger så at sige en robust undervogn for records management med det formål at understøtte compliance, et godt omdømme ved hurtig adgang til korrekt og opdateret viden samt sikre effektive processer, smidige arbejdsgange og videndeling.
Hvorfor er det så svært at fastholde fokus og ledelsesopbakning? Måske bruger vi alt for meget tid på at få undervognen udviklet og når den skal til at køre, så er alle blevet trætte og execution – et begreb for det at sætte i gang og levere – er ikke mulig. Bilen mangler benzin! Er der et super brændstof, der kan få bilen til at speede hurtigt op?
En ”brændende platform” kan være svaret. Der er flere kendte eksempler på brændende platforme, for eksempel tabte retssager og forretningsmuligheder med baggrund i manglende records og dokumentation. Den slags interne hændelser er på ingen måde ønskværdige, men gode til at sætte fokus på records management. En anden brændende platform, der gælder alle offentlige og private virksomheder i EU er GDPR. Persondata findes som bekendt i dokumenter og records og det giver derfor mening at bruge GDPR som løftestang for implementering af records management. Et eksempel: Nogle virksomheder har defineret slettefrister for persondata og har samtidig retentionperioder for records. I praksis er det svært at håndtere for alle, for hvad er gældende og hvilke retningslinjer skal følges? At integrere GDPR og records management kan være en god ide.
I indledningen lovede jeg at forsøge at finde snubletrådene, så implementeringen kan gå let og værdierne ved en robust og gennemarbejdet undervogn kan blive synlige.
En snubletråd kan være, at behov for change management/forandringsledelse og kommunikation næsten altid er undervurderet. Håndtering af information er personlig og vanedannende og det stikker dybt i hver enkelt af os. Derfor kan det være svært at ændre vaner og for eksempel slette e-mails, rydde op eller give andre adgang til vores personlige foldere og mailbokse. En anden snubletråd er, at der kan være så mange detaljer og krav i politik og procedurer, at det er uoverskueligt for vores kolleger at lære det og at de mister interessen.
En mulig vej kan være en mere skrabet tilgang til undervognen under mottoet ”hvor lidt er nok?” og så løbende udvikle den. Records management kan godt være simpelt og implementeringen kan være trinvis og næsten lavpraktisk. Måske skal vi og vores organisationer have større risikovillighed i forhold til at lave fejl og brug af ny teknologi, der kan hjælpe med at afskaffe manuelle arbejdsgange som klassifikation og registrering. Mere og bedre integration med forretningsprocesserne og MSR (Management System for Records) som beskrevet i ISO 30301:2019 kan også være oplagte muligheder til at sikre fokus, ledelsesopbakning og konstant forbedring.