Som de to forrige artikler i trilogien har belyst (læs første og anden artikel her), muliggør en robust opbygget og vedligeholdt ”undervogn” mange forskellige værdiskabende og forretningsunderstøttende aktiviteter for sin organisation eller virksomhed. En af dem er skabelsen af overblik over fakta, information og data, der kan understøtte hurtig og effektiv drift. Eksempelvis ved søgning efter dokumentation i forbindelse med brugen af et varemærke og afklaring af andre juridiske spørgsmål, eller formidling af virksomhedshistorien. Det afhænger selvfølgelig af, hvilke records samlingen indeholder og formålet med den. 

I Scandinavian Information Audit har vi valgt at benytte begrebet overbliksmodeller, der kan anvendes til at skabe overblik, strukturere, aktivere og bringe ressourcerne fra “undervognen” i spil. Det er dog en betingelse, at der er styr på ”undervognen” før troværdige overbliksmodeller kan udvikles, da det jo er fra en robust ”undervogn”, at kilder til modellernes indhold udtrækkes.  

Nedenfor, har jeg opstillet en række overbliksmodeller med eksempler på de typer af fakta, information og data, som de kan være med til at strukturere og formidle. 

Milepæle og tidslinjer 

En god måde at formidle en virksomheds eller organisations udvikling på, er ved at identificere og opstille milepæle. Her kan der både være tale om signifikante datoer for produktlanceringer, organisatoriske ændringer, opkøb eller frasalg, opførelse og indvielse af bygninger og fabrikker, markedsføringskampagner, strategier, økonomiske resultater, tildeling af priser, presseomtale og meget andet.  

Tidslinjer kan være en overskuelig måde at præsentere milepæle på – har man meget indhold er det en god ide at benytte sig af visuelle løsninger, eksempelvis ved at farvekode milepælene efter deres kategori eller opstille flere tematiske spor, der følger samme tidslinje. 

Produkttræer  

Produkttræer kan benyttes til at skabe overblik over og konsolidere viden om en virksomheds produktportefølje, eksempelvis produktnavne og -typer, datoer for udvikling og lanceringer, fotografier, logoer og reklamesloganer. Produkttræer er i særdeleshed nyttige at referere til, hvis produkter har skiftet navn, er blevet markedsført under forskellige navne, eller måske er blevet opkøbt eller frasolgt.  

Et produkttræ vil kunne opstilles som et hierarkisk diagram, måske styret af kronologi eller produkttype, der visualiserer produktets udvikling og de forskellige forgreninger, der eksempelvis vil forekomme, hvis et produkt findes i flere variationer, relanceres eller udgives i nyere udgaver. 

Excel 

Foruden de mere visuelle modeller beskrevet ovenfor, kan man også skabe overblik ved at strukturere information og data fra “undervognen” ved brug af oversigter og lister udarbejdet i Excel. Her kan der eksempelvis være tale om patenter og varemærker, markeder, økonomiske resultater, topledelse, bestyrelser og markante personligheder, bygninger og lokaliteter m.m. Bruger man lidt tid på at designe et godt layout ved brug af kolonner (måske med filtre), farver og tydelige overskrifter, er man bedre stillet.  

Afhængig af informationsmængden, kan oversigter og lister i Excel dog helt modsat hensigten også gå hen og blive uoverskuelige. Dette kan især forekomme, hvis man opererer med mange kolonner og rækker, som strækker sig over flere skærmlængder, benytter mere end ét ark, eller hvis man har indsat fotos og illustrationer. Det er også vigtigt, at man er bevidst om, at oversigterne og listerne ikke bliver en erstatning for en arkivdatabaser, men udelukkende til hensigt at formidle fakta, information og data, og ikke styre den.  

Men til de rette formål er Excel er uden tvivl et godt redskab som man vil kunne komme langt med. 

Afslutning 

Det vil tage noget tid at udarbejde overbliksmodellerne. Til gengæld skal det kun gøres én gang, og når de først er blevet opbygget, vil den løbende opdatering normalt ikke være krævende. Med de færdige overbliksmodeller til rådighed, vil man i sidste ende også spare tid.